2014力翰文創夏令營防颱緊急應變作業流程(2014/07/20)

2014力翰文創夏令營防颱緊急應變作業流程

1. 目的：力翰文創為因應夏令營期間颱風緊急狀況，使損害降至最低，特訂定本流程。

2. 範圍：全台各過夜及非過夜夏令營。

3. 定義：

3.1 颱風之定義係依中央氣象局所發佈訊息為依據，解除颱風警報時亦同。

3.2 颱風警報之發佈，其警戒區域未包含本島者，責成「冬夏令營客服中心」總督導(營隊處處長)視狀況向本中心執行長報告應否啟動「防颱應變中心」。

4. 作業內容：由夏令營客服中心即時於桃園縣婦女館夏令營總部成立「防颱應變中心」，掌握颱風動向並負責全台各營隊相關聯繫工作。

4.1 第一階段

4.1.1依據事由：氣象局發佈海上颱風警報。

4.1.2本公司各單位配合措施：

4.1.2.1 防颱應變中心設置「總指揮官」由本中心執行長擔任，「執行幹事」由營隊處處長擔任。

4.1.2.2 海上颱風警報發佈後，全台各營隊執行單位應配合之各項工作：

4.1.2.2.1 各營地租借之夏令營教室，由該營地講師主導檢修門窗等事前防範措施。

4.1.2.2.2 夏令營行政志工上班時間電腦視訊與總部「冬夏令營客服中心」小區督導通聯要隨時保持順暢，依行政權責，隨時將該營地風雨動態向「防颱應變中心」聯繫通報。

4.1.2.2.3 營地講師手機二十四小時待機，視情況聯絡支援。

4.2 第二階段

4.2.1依據事由：氣象局發佈營地陸上颱風警報。

4.2.2本公司各單位配合措施：

4.2.2.1 相關防災業務單位：營隊處、社團處、總管理處、倉管組、桃園組、人事室就所司職責派人向「防颱應變中心」報到待命。夏令營行政志工上班時間電腦視訊或LINE與總部「冬夏令營客服中心」小區督導通聯要隨時保持順暢。

4.2.2.2 營隊處負責協助聯繫預告各場地租借承辦人，預告如因颱風停止上班上課之後續場地租借或取消租借我方租借之處置措施。

4.2.2.3 客服中心小區督導負責LINE通報全颱各營地行政志工，告知颱風最新動態及後續可能之應變措施。

4.2.2.4 倉管組負責評估婦女館淹水的可能性，經總指揮官同意後，將放置在婦女館倉庫的夏令營教具箱及教材搬遷到安全地點，以防淹水。

4.2.2.5 婦女館各單位啟動各部門防颱應變防範措施，營隊處安排人員夜間留守。

4.2.2.6 過夜營隊還沒出發的行程，應於活動前 12 小時，由營隊處、旅遊事務處與總指揮官討論應變方案確定，由社團處開始通知家長。應變措施可能的方案為：活動延後一天出發並如期結束、活動延後一天出發並延後一天結束、轉換梯次、保留到下次寒暑假。

4.2.2.7 過夜營隊正執行中的行程，旅遊事務處需與客服中心及總指揮官確認後，將學員及工作人員於安全地點妥善安置，並執行活動取消撤場的行前準備，例如：更換活動行程或場地、連絡遊覽車、家長等事宜。

4.3 第三階段

4.3.1依據事由：人事行政局宣布活動營地之該縣市停止上班，颱風侵襲直接影響各營地安全時。

4.3.2本公司各單位配合措施：

4.3.2.1 立即依實際需要任務編組並進駐「防颱應變中心」：

4.3.2.1.1 社團處通知該縣市所有非過夜夏令營家長活動取消辦理，通知家長轉梯，不願意轉梯之家長，,可辦理退費。過夜營隊正進行中之行程，旅遊事務處需與客服中心及總指揮官確認後，將學員及工作人員於安全地點妥善安置或安全無虞的狀況下接送回原出發地。

4.3.2.1.2 營隊處立即通知各場地租借承辦人，活動取消，該日終止租借場地。(過夜營隊由旅遊事務處通知)

4.3.2.1.3 本階段如發生於非過夜夏令營二日營隊的第一天，該梯次取消辦理，請家長轉梯或保留到寒暑假，不願意轉梯或保留之家長，活動費用可全額退費；本階段如發生於非過夜夏令營三日和五日營隊的第一天至最後一天之其中一天，扣掉教材費後，按活動取消的天數比例給予家長報名費用之比例退費。過夜營隊之退費規定依據觀光局相關法規辦理。

4.3.2.1.4 本階段時期，各營地講師負責將營隊隊輔志工及教材安置在安全處，上班時間每三小時向「防颱應變中心」回報各營地執行情形。

4.3.2.2 營隊處、社團處、總管理處、倉管組、桃園組、人事室應指派人員進駐「防颱應變中心」,隨時支援各營地聯繫事宜。

4.3.2.3 營隊處應對各項通報記錄、彙整外，應居間協調連繫，掌握各項狀況處理進度，並隨時向總指揮官報告。

4.4 第四階段

4.4.1依據事由：颱風警報解除營地重建時。

4.4.2本公司各單位配合措施：

4.4.2.1 客服中心彙整所有災情通報、處理情形，以書面呈報。

4.4.2.2 營地講師負責督導各營地教室及周圍的環境清潔衛生，確保學員安全的夏令營活動場所。

4.4.2.3 倉管組優先配合辦理各項採購事宜。

4.4.2.4 倉管組將夏令營教具箱及教材搬遷回原地點。

5. 本應變作業流程經行政會議通過後實施，修正時亦同。